Cuando la puesta en producción no basta para operar y hay que actuar rápido
Tres semanas después de la puesta en producción, todo se vino abajo.
Un ciberataque llegó en el peor momento posible. El nuevo sistema SAP S/4HANA estaba técnicamente en producción, pero era inutilizable en el día a día. Los módulos logísticos principales estaban disponibles, aunque no se habían realizado pruebas representativas ni se había impartido formación estructurada. Tampoco había procesos fiables de ERP ni de intercambio electrónico de datos (EDI).
El sistema anterior ya no estaba disponible.
De repente, había que gestionar 13.000 materiales a mano.
La crisis se convirtió en la rutina diaria. Los planes de envío cambiaban cada hora. Las llamadas de los clientes saturaban las líneas. Las líneas de producción de los fabricantes de equipos originales (OEM) empezaron a detenerse. En la planta, los equipos de planificación descargaban los datos de demanda manualmente, volvían a introducirlos y ponían en duda unas cifras de inventario en las que nadie confiaba del todo.
Lo que estaba en juego era la continuidad del negocio.
Paso 1 – Recuperar la visibilidad
Antes de intervenir en el sistema, necesitábamos entender qué estaba ocurriendo.
Identificamos los pedidos pendientes, la demanda de los clientes, las prioridades de envío y las carencias en los datos maestros. El diagnóstico apuntó a problemas en los datos y los procesos que sustentaban la operación.
Datos maestros incoherentes. Una planificación de necesidades de materiales (MRP) poco fiable. Cifras de inventario dudosas. Y un equipo sin experiencia en SAP.
Así que volvimos a lo básico.
Paso 2 – Reconstruir la base
Revisamos y corregimos los datos maestros de materiales, las listas de materiales, las hojas de ruta, los parámetros de MRP y las estructuras de almacén.
Una vez estabilizados los datos, organizamos el trabajo por áreas funcionales en MM, PP, SD, EWM, TM, PM y QM.
Recuperamos las funciones paso a paso, centrándonos en los procesos del día a día.
En paralelo, pusimos en marcha de inmediato el conteo cíclico. La fiabilidad del sistema dependía de la precisión de los datos de inventario.
Los conteos redujeron el riesgo y devolvieron al equipo la confianza en las cifras.
Paso 3 – Reducir rápidamente el trabajo manual
El punto de inflexión llegó cuando reactivamos el intercambio automatizado de datos mediante EDI.
En ocho semanas, los datos de demanda de los clientes y las confirmaciones de envío volvieron a fluir directamente a SAP. Se eliminó la gestión manual de esos datos y se redujo el trabajo de coordinación.
La planificación de materiales se estabilizó, con desviaciones inferiores al 2 % en ambos sentidos para los productos terminados y la producción en curso.
La formación se hizo en el trabajo diario. En siete semanas y media, los equipos ya contaban con SAP para sacar adelante la operación.
Tres meses después
- La implementación funcional estaba completa.
- El intercambio de datos por EDI se había restablecido por completo.
- El conteo cíclico había estabilizado la precisión del inventario.
- Las horas extra en las áreas indirectas se habían reducido un 50 %.
- Los equipos de planificación operaban con una estructura más ajustada.
- Las líneas de producción de los OEM registraban cero paradas.
La gestión diaria de la crisis dio paso a una operación bajo control.
Lo que aprendimos
Una implementación de SAP va más allá de la instalación técnica. La estabilidad del negocio depende de procesos bien ejecutados y de personas capaces de trabajar con seguridad en el sistema.
Si SAP S/4HANA ya está en producción, pero sigue dando problemas en el día a día, evita que apagar incendios se convierta en la rutina.
Corrige los problemas de base, recupera el control y consigue que el sistema cumpla la función para la que se implantó.